Bodegas Bordino automatiza con IA la gestión de pedidos y albaranes
Distribución de bebidas para hostelería
Contexto
Bodegas Bordino nació a principios de los 90 como una vinoteca de barrio, especializada también en destilados, que abastecía a conocidos del sector de la hostelería. En 2006, los dos hermanos que hoy son sus socios decidieron profesionalizar el negocio en lugar de cerrarlo: se trasladaron a una nave en un polígono industrial y desde entonces han ido creciendo, con previsión de seguir haciéndolo. Ese crecimiento trae cada vez más datos y más trabajo administrativo repetitivo, y es lo que les llevó a incorporar la IA a su operativa.
Desafíos
El cuello de botella estaba en el tiempo que los comerciales dedicaban a picar pedidos y pasarlos al sistema, un tiempo que necesitaban para estar con el cliente. Los pedidos llegaban por correo, WhatsApp o teléfono, y la herramienta que volcaba albaranes y facturas al ERP trabajaba con plantillas rígidas y fallaba a menudo: cuando un documento no se volcaba, el comercial llamaba a la oficina y alguien tenía que enviárselo por email. El reto era quitar esa carga administrativa sin perder el control sobre cada pedido.
Solución
Adoptian y Bordino construyeron juntos una plataforma de IA a medida para los dos flujos con más carga. En pedidos, el pedido que llega por correo se deriva a un buzón conectado a la IA, que lo interpreta y lo lleva a la plataforma; allí el equipo de pedidos lo revisa, comprueba si hay discrepancias y lo valida. En documentos, el albarán o la factura, tanto de compras como de ventas, se escanea con el móvil, una tablet o un escáner, y la plataforma casa sus líneas en cuestión de minutos y guarda la información para consultarla más adelante. El proyecto ha avanzado por iteraciones, a base de pruebas y ajustes junto al equipo de Bordino.
Arquitectura Técnica
La solución combina extracción de datos con IA, una aplicación web a medida y validación humana en el punto crítico: cada pedido lo revisa y valida el equipo de pedidos antes de darlo por bueno. La IA aporta al ERP la flexibilidad que no tiene por sí solo, frente a la herramienta de plantillas rígidas que el equipo usaba hasta ahora. El núcleo de inteligencia se apoya en Microsoft Azure AI Foundry, con una arquitectura multiagente en la que cada agente se ocupa de una parte del proceso documental.
Resultados
El equipo de pedidos estima que la plataforma le ha hecho entre un 70% y un 80% más productivo, y los comerciales ya no cargan con la parte administrativa de generar pedidos. Un albarán o una factura se casa en minutos y los documentos se vuelcan con muchos menos fallos. «De esta manera hemos recortado tiempos y fallos», resume Jorge Bordino, socio de la empresa. Lo siguiente: consultas sobre la documentación, gestión de cobros e informes para clientes.
